مرونة الأعمال في عصر فيروس كورونا

مرونة الأعمال هي قدرة الشركة على التعافي من الظروف الصعبة. ويُعرف أيضًا باسم التخطيط الاستمراري. قد تكافح مؤسستك للبقاء على قيد الحياة عندما لا تسير الأمور وفقًا للخطة. يتغير هذا الوضع إذا كانت لديك مرونة في العمل. ستتاح لك الفرصة للتكيف مع كل ما تفرضه الحياة على شركتك إذا كان عملك مرنًا. فيما يلي 20 طريقة لجعل عملك أكثر مرونة:

1. قم بإجراء تحليل تأثير الأعمال

تحليل تأثير الأعمال لا يحتاج إلى شرح. وهو يوضح كيفية تأثير الحدث التخريبي على إجراءات العمل القياسية. من الممكن إجراء مثل هذا التحقيق داخل الشركة مع المعرفة بأفضل الممارسات والقليل من التخطيط. قد تفضل بعض الشركات تعيين مستشارين خارجيين لإجراء تحليلات تأثيرها.

2. تطوير خطة استمرارية الأعمال

وقد تعود الحياة إلى طبيعتها، أو قد تحقق “وضعاً طبيعياً جديداً”. إن بقاء شركتك سيكون نتاجًا للتخطيط السليم لاستمرارية العمل. إعداد فرق استمرارية الأعمال والاستجابة للحوادث. اطلب من هذه الفرق اتباع الإرشادات الصادرة عن مراكز مكافحة الأمراض والوقاية منها ومنظمة الصحة العالمية وحكوماتها المحلية. ويجب عليهم اتخاذ التدابير اللازمة لحماية المنظمة وموظفيها.

3. تأكد من أن مؤسستك تتبع مبادئ المرونة

يجب أن تكون مؤسستك قابلة للتكيف. ويجب أن تكون قادرة على تغيير الاتجاه مع تطور وضع كوفيد-19. يجب أن تكون سريعة الاستجابة وقادرة على تحديد المخاطر. ويجب أيضًا أن تكون استباقية - قادرة على التنبؤ بالاضطرابات المحتملة واكتشافها والاستجابة لها. يجب أن تكون شركتك مترابطة ومتكاملة. ينبغي تدريب الموظفين وإعدادهم. ويجب أن تكون هناك أيضًا رؤية مشتركة ووحدة الهدف في جميع أنحاء المنظمة. ومن خلال كل ذلك، يجب أن تكون شركتك متعاونة ومتواصلة ومتعاونة.

4. قم بتتبع الأعمال والتنبؤ بها

من الممكن أن تولد الأزمة حالات عدم استقرار عشوائية. وضع دورات إعداد التقارير السريعة في مكانها الصحيح. سيساعدك ذلك على فهم تأثيرات فيروس كورونا (COVID-19) على عملك. كما يوضح أيضًا تدابير التخفيف التي تحتاجها. ستتمكن من رؤية مدى سرعة تعافي العمليات.

5. تحديد أوجه عدم اليقين

يمكنك تنفيذ هذه الخطوة عن طريق العصف الذهني أو عن طريق إجراء تحليل SWOT. تتطلب هذه الخطوة مجموعة متنوعة من المشاركين. يجب أن يكون لديهم خلفيات واهتمامات مختلفة. ستكون هذه المجموعة قادرة على تحديد المخاطر والشكوك التي تواجه الشركة.

6. تصرف بسرعة، ولكن لديك خطة

كانت أماكن مثل تايوان ومنغوليا سريعة في الاستجابة لوباء فيروس كورونا. لقد مروا بهذا الوضع من قبل. بدأ تتبع المخالطين والاختبارات الصارمة على الفور. في وقت سابق، جعلوا ارتداء الأقنعة إلزاميا. وبنفس الطريقة، تأكد من أن شركتك لديها سياسة للتعامل مع الأزمة الحالية، والتي يمكنك تكييفها حسب الحاجة.

7. ضع فريق العمل أولاً

قد يشعر الموظفون بالقلق بشأن المخاطر، أو قد يصابون بالمرض. وقد يفشلون في الحضور للعمل بسبب مخاوف تتعلق بالسلامة أو رعاية أفراد الأسرة المرضى. أو ربما لا يستطيعون الوصول إلى وسائل النقل. من الضروري دعم موظفيك طوال فترة الوباء. تحتاج أيضًا إلى التخطيط لحالات الغياب، خاصة أولئك الذين يشغلون أدوارًا حاسمة.

8. مراجعة وتنقيح سياسات العمل عن بعد

إنه الوقت المناسب لتحسين سياسات العمل عن بعد. قد تضطر إلى استخدام أساليب جديدة لتقييم الأداء. على سبيل المثال، قد يتعين عليك تقييم الموظفين بناءً على المخرجات بدلاً من الوقت الذي يقضيه في القيام بمهمة ما. قد يصبح الوقت من اليوم الذي يعملون فيه أو يكملون فيه مهمة غير ذي صلة. سيحتاج قسم الموارد البشرية لديك إلى دعم المديرين في التواصل مع الفرق. ويتعين عليهم أيضًا التأكد من أن الموظفين يتبعون أفضل الممارسات أثناء القيام بالعمل عن بعد.

9. التواصل مع الموظفين هو المفتاح

من الضروري أن تقوم الموارد البشرية بتكثيف استجابتها للاتصالات. يحتاج الموظفون إلى معرفة التغييرات في ساعات العمل ومراجعات سياسة الشركة. ولإنجاح هذا الأمر، سيحتاج قسم الموارد البشرية إلى العمل مع الرئيس التنفيذي. إنهم بحاجة إلى أن يقرروا كيف ستبدو اتصالات الشركة. ويجب أن تتماشى مع سياق قانون العمل وأفضل الممارسات. يمكن أن يؤدي تأثير التغييرات المقترحة إلى فقدان الوظائف، لذلك يجب على الشركات أن تكون حساسة.

10. بذل جهدًا إضافيًا للموظفين

انظر إلى اهتمامات الموظفين ذات الأولوية. على سبيل المثال، تعني المدارس ومراكز الرعاية النهارية المغلقة أن موظفيك قد يحتاجون إلى رعاية الأطفال. إذا تمكنت من تخفيف هذه المخاوف، فسوف يؤدي ذلك إلى تعزيز مستويات الروح المعنوية والمشاركة. إنه يحسن روح الفريق، مما يؤدي إلى نتائج أعمال أفضل.

11. يجب أن تتسم الاتصالات الداخلية واتصالات العملاء بالشفافية

من الضروري إبقاء جميع أصحاب المصلحة على علم بحالة التوظيف. تحتاج أيضًا إلى إبلاغهم بتدابير استمرارية الأعمال والتخطيط للطوارئ.

12. الاستفادة الكاملة من التكنولوجيا

لدينا عدد لا يحصى من الأدوات المتاحة للحد من التحديات التي تواجه شركاتنا. ظهرت هذه الأدوات نتيجة للتطورات التكنولوجية على مدار العشرين عامًا الماضية. ستعمل الأزمة الحالية على توسيع نطاق استخدام المؤتمرات عن بعد وحلول العمل الذكية. ستحل مكالمات الفيديو محل العديد من الاجتماعات المباشرة، مما سيقلل من البصمة البيئية بسبب قلة السفر.

13. قم بتخزين بياناتك على السحابة

إن إمكانية الوصول إلى جميع بياناتك عبر متصفح الويب يجعل من السهل تمكين العمل من المنزل. من خلال نقل جميع البيانات إلى السحابة، يمكنك إنشاء مكتب يمكن أن يصبح بعيدًا تمامًا.

14. إنشاء منصة للمشاركة الإلكترونية للوثائق

إن تنفيذ بوابة العميل يعني أنك لست مضطرًا إلى إرسال المستندات إلى العملاء بالبريد. وهذا يعني أيضًا أنه يمكنك تحسين خدمة العملاء من خلال منح العملاء إمكانية الوصول إلى ملفاتهم على مدار الساعة طوال أيام الأسبوع. فهو يقلل من الوقت الذي يقضيه في المكتب حيث يمكن للموظفين الآن الوصول إلى المستندات من المنزل.

15. إنشاء خطة موجهة نحو العملاء

كن استباقيًا وقم بإنشاء خطة مستدامة موجهة نحو العملاء. قم بتجميع الفرق الماهرة والموزعة التي يمكنها تسجيل الدخول في أي وقت وفي أي مكان. ويجب أن تكون هذه الوحدات قادرة على الوفاء بالتزامات العملاء.

16. بذل جهدًا إضافيًا للعميل

انتبه إلى الإجراءات والنبرة التي تتخذها مع العملاء. يجب أن تعكس معاملتك لهم طبيعة العلاقة التي تربطك بهم. سيستحق عملاؤك الأكثر ولاءً وأكبرهم التواصل الشخصي الفردي. لا تلجأ افتراضيًا إلى الاستطلاعات الجماعية أو رسائل البريد الإلكتروني الموجهة إلى العملاء ذوي الثروات العالية.

17. أعد النظر في قيمة علامتك التجارية

هذه أوقات جيدة لإعادة النظر في القيمة المحددة لعلامتك التجارية. اطرح أسئلة مثل: هل لدينا صورة واضحة عن هويتنا كعلامة تجارية ومن نريد أن نكون في المستقبل؟ هل هو ذو صلة بأصحاب المصلحة لدينا؟ هل يشعر عملاؤنا بالقلق إزاء جودة منتجاتنا؟

18. ضمان بقاء الشركة

سوف تحتاج إلى اتخاذ خيارات مؤلمة. على سبيل المثال، قد تحتاج إلى خفض الوظائف إذا كانت سياسة التسريح الصفري للعمال غير ممكنة، وكان معدل الحرق لديك مرتفعًا. مسؤوليتك الأساسية هي إنقاذ الشركة وبعض الوظائف. إنه أفضل من خسارة المنظمة بأكملها وجميع الوظائف.

19. الاستفادة من سياسات الدعم الحكومي

يجب على الشركات التحقق من فرص الدعم التي ترعاها الحكومة. قد يختلف هذا الدعم حسب القطاع والولاية القضائية. قرر كيف يمكنهم تقديم أفضل خدمة للظروف الفردية لموقفك.

20. اتخذ إجراءً وتعلم

كل هذه التمارين تصبح عديمة الفائدة إذا لم يتصرف القادة بناءً على هذه الرؤى. ويتعين عليهم أيضًا اتباع التوصيات. مثل أي خطوة استراتيجية، التوقيت ضروري. تحتاج المنظمات إلى إعطاء الأولوية للإجراءات والحركات الإستراتيجية وليس التكتيكية. كشف تفشي فيروس كورونا عن عيوب صارخة في العديد من نماذج الأعمال. والآن حان الوقت للعمل على تلك العيوب. صمم عملك ليعمل حتى في الظروف الاقتصادية غير المستقرة.