Consultoría de estrategia de planificación de escenarios

Acerca de la planificación de escenarios

El ejército y Royal Dutch Shell a menudo se asocian con la adopción temprana, así como con el uso continuo de una herramienta de planificación estratégica utilizada para crear historias “plausibles” sobre el futuro. Esta herramienta se llama Planificación de Escenarios.

Se diferencia en muchos aspectos de herramientas de pronóstico financiero que suenan similares y se utilizan más comúnmente y que generan los mejores, peores y más probables casos (o escenarios).

La palabra clave aquí es "plausible".  En otras palabras, los escenarios no son “buenos” ni “malos”. 

Cada escenario o historia tiene una trama con personajes, escenarios y resultados que se desarrollan y finalmente se analizan en un esfuerzo por ver cómo podría desarrollarse cada uno. Luego, la historia se puede compartir y popularizar entre todos los miembros de una empresa como una forma de pensar en sus futuros alternativos.

Como ejemplo, se podría pedir a los equipos que escriban titulares de periódicos que aparecerían dentro de 10 a 20 años (¡si todavía hay periódicos!), y luego trabajar hacia atrás para explicar lo que tuvo que haber sucedido para llegar allí, por ejemplo, “La empresa XYZ encuentra ¡Petróleo en un planeta recién descubierto! o "¡El euro ha sido reemplazado oficialmente por Bitcoin!"

Cuándo utilizar la planificación de escenarios

La planificación de escenarios es útil en situaciones VUCA: situaciones volátiles, inciertas, caóticas y ambiguas. La planificación de escenarios es más útil cuando:

• Cuando hay mucha incertidumbre
• Cuando es necesario el pensamiento divergente
• Cuando una industria se encuentra en medio de un cambio significativo
• Cuando existen grandes diferencias en las visiones del futuro

Este proceso comienza con un objetivo crítico o una pregunta que debe abordarse.  Por ejemplo, ¿cómo será su empresa dentro de 10 años? ¿Qué decisiones clave deben tomarse en el presente que tendrán un impacto en su éxito futuro – o incluso en su propia existencia?  ¿Hacer, comprar o asociarse? ¿Fusionarse o ser adquirido?  ¿Ampliar su huella global?

Nota: Es muy importante contar con la aceptación de la alta dirección.  Sin ese apoyo, es posible que el proceso no tenga éxito.  Hay que tener una mente abierta y estar dispuesto a renunciar a algunas creencias o comportamientos tradicionales.

Cómo llevar a cabo la planificación de escenarios

Se requiere una cantidad considerable de recursos para llevar a cabo adecuadamente la planificación de escenarios.  Es necesario crear diversos equipos corporativos o divisionales.  Necesitan realizar varias sesiones de formación y reuniones que duren unos días. Lo más probable es que sea necesario contratar una empresa externa calificada capaz de facilitar todo el programa.  Como regla general, una propuesta debe enviarse a licitación al menos a tres proveedores potenciales de dichos servicios.

El proceso de Planificación de Escenarios incluye las siguientes actividades:

1. Identificar las fuerzas del cambio y las incertidumbres.  
2. Elegir las dos incertidumbres más importantes.  
3. Identificando los puntos finales como los puntos extremos.  
4. Trazar los puntos extremos de las incertidumbres.  
5. Creando escenarios
6. Identificar cuál es el más probable
7. Asignación de probabilidades.  
8. Determinar el impacto de cada escenario en la organización.  
9. Trazar los cursos de acción y los pasos a seguir.

Durante el proceso, alto nivel conductores o fuerzas, será identificado.  Luego pueden examinarse y clasificarse en términos de su influencia respectiva, así como de su nivel de incertidumbre o riesgo. Algunos ejemplos destacados incluyen:

• Energía
• Tecnología
• Sociedad y cuestiones sociales
• Condiciones económicas
• El entorno
• Política y leyes
• Competencia

Además, algunos tendencias Se considerará más seguro que ocurran o continúen, por ejemplo, tasa de natalidad, esperanza de vida, tasa de divorcios, crecimiento de las grandes ciudades, concentración de la riqueza.  En última instancia, los equipos deberían desarrollar de 3 a 4 escenarios discutiendo cómo los diversos impulsores, fuerzas y otros factores podrían interactuar para crear un resultado futuro particular.

A cada escenario o historia se le asignará un título memorable y significativo... incluso pueden ser divertidos o retratados como una imagen o dibujo. Los tomadores de decisiones apropiados pueden entonces utilizar estas historias como ayuda para formular acciones tanto a corto como a largo plazo.

¿La planificación de escenarios es para usted?

¿Está usted o su alta dirección pensando más allá del próximo trimestre o año fiscal?  ¿Están discutiendo “¿Y si…?” ¿Tipos de preguntas que se extienden al menos entre 5 y 10 años antes?  ¿Y están dispuestos a comprometerse con un proceso que podría causarles cierta incomodidad y alterar su forma de pensar?  Si la respuesta es “sí” a todas, entonces al menos debería considerarse el uso de esta herramienta estratégica.

Con la planificación de escenarios, podrá identificar mejor las incertidumbres y los escenarios más importantes. Luego podrá abogar por si se necesita una acción incremental o inmediata. Se pueden tomar decisiones sobre el escenario óptimo, sobre si, por ejemplo, adquirir o asociarse con empresas externas, qué cambios realizar y cuándo realizarlos.

Qué esperar de la planificación de escenarios

La planificación de escenarios tiene como objetivo ayudar a una empresa a tomar decisiones estratégicas. Idealmente, es un proceso continuo que se revisa y actualiza periódicamente. Como parte del proceso, indicadores clave o señales de alerta temprana habrá sido identificado.  Estos serán monitoreados y su aparición anunciará que un futuro particular puede estar a punto de ocurrir.  En este punto se podrán implementar acciones previamente acordadas.

Y así, al haber planificado una serie de resultados diferentes, su empresa estará mejor preparada para anticipar y reaccionar ante los factores e impulsores de su mercado y navegar a través de ellos.