अंतर्राष्ट्रीय सूचना डेटाबेस का विकास: 1990 में रूथ स्टैनट

यूरोप के एकीकरण और दुनिया भर में तेज़ी से बदलती राजनीतिक और आर्थिक घटनाओं के साथ, शोध अधिकारियों को वर्तमान में यूरोपीय आर्थिक आयोग (EEC) के भीतर विभिन्न देशों और दुनिया के अन्य हिस्सों से अनुवादित, संश्लेषित और विश्लेषित जानकारी की आवश्यकता का सामना करना पड़ रहा है। EEC की नई आर्थिक प्रणाली के तहत, कई कंपनियाँ अपने उत्पादों और सेवाओं के विपणन का विस्तार करने की योजना बनाएँगी। नतीजतन, उन्हें प्रकाशित जानकारी के संग्रह के साथ-साथ मात्रात्मक डेटा एकत्र करने की आवश्यकता होगी। 90 के दशक के दौरान, वरिष्ठ प्रबंधन विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर की तलाश करेगा, जैसे कि "क्या पूर्वी यूरोप का उपभोक्ता X, Y या Z उत्पाद के लिए तैयार है?" बजाय बड़ी बाज़ार शोध रिपोर्ट पढ़ने के जो विशेष रूप से उनके सवालों का जवाब नहीं देती हैं।

यूरोप में प्रकाशित जानकारी (जैसे समाचार पत्रों, मीडिया और पत्रिकाओं से) के संग्रह में कई बाधाएँ हैं। इन बाधाओं की विस्तृत चर्चा के बाद, यह पेपर प्रकाशित जानकारी की स्कैनिंग, संश्लेषण, अनुवाद और विश्लेषण के लिए एक पद्धति पर चर्चा करता है। इस पद्धति के भीतर, पेपर को निम्नानुसार आठ भागों में व्यवस्थित किया गया है।

1. ईईसी के भीतर और वैश्विक आधार पर प्रकाशित जानकारी के संग्रह में बाधाएं
2. समाधान: प्रकाशित जानकारी के लिए सतत ट्रैकिंग सिस्टम की आवश्यकता
3. अपनी प्रकाशित सूचना आवश्यकताओं को कैसे परिभाषित करें
4. अंतर्राष्ट्रीय व्यापार खुफिया जानकारी के स्रोत
5. डेटाबेस का डिज़ाइन
6. आंतरिक स्टाफिंग बनाम आउटसोर्सिंग
7. प्रणाली की लागत/लाभ का निर्धारण
8. यूरोप के एकीकरण के लिए इन प्रणालियों का रणनीतिक महत्व

यह पेपर इस बात पर चर्चा के साथ समाप्त होता है कि कैसे अंतर्राष्ट्रीय और यूरोपीय शोध प्रबंधक बाजार की प्रवृत्ति, प्रतिस्पर्धी खुफिया जानकारी और नए उत्पाद गतिविधि की जानकारी की बढ़ती आवश्यकता का अनुभव करेंगे क्योंकि यूरोपीय महाद्वीप के भीतर और बाहर नए व्यापार समझौते विकसित होते हैं। पेपर में पूर्वी यूरोप के लिए शोध आवश्यकताओं की चर्चा भी शामिल है। संक्षेप में, पेपर पुराने श्रम गहन तरीकों का उपयोग करने के बजाय, इस जानकारी को संसाधित करने के लिए नई लागत कुशल प्रणालियों के विकास पर ध्यान केंद्रित करता है।

यह आलेख पाठकों को इन प्रणालियों को विकसित करने के तरीके के साथ-साथ लागत और स्टाफिंग की विशिष्टताओं के बारे में जानकारी प्रदान करता है।

1. ईईसी के भीतर और वैश्विक आधार पर प्रकाशित जानकारी के संग्रह में बाधाएं

पिछले वर्ष के दौरान, हमने विश्वव्यापी राजनीतिक और आर्थिक घटनाओं में नाटकीय परिवर्तन देखा है। खाड़ी संकट के उभरने, साम्यवाद के पतन और उसके बाद कई पूर्वी ब्लॉक देशों की मुक्ति के साथ; विश्वसनीय विश्वव्यापी व्यापार और राजनीतिक जानकारी तक पहुँच की मांग बढ़ गई है। यूरोपीय शोध पेशेवर अब खुद से पूछ रहे हैं: "मैं प्रबंधन को उनके अंतर्राष्ट्रीय सूचना अनुरोधों के सटीक और समय पर उत्तर कैसे प्रदान कर सकता हूँ?"

ईईसी के भीतर और बाहर प्रत्येक देश के पास सूचना या व्यावसायिक खुफिया जानकारी का खजाना है, जिसे उनके दैनिक समाचार पत्रों, सामान्य व्यावसायिक पत्रिकाओं और विभिन्न उद्योग और बाजार प्रकाशनों में रिपोर्ट किया जाता है। चुनौती यह है कि इस जानकारी को समय पर प्राप्त किया जाए, जानकारी का अनुवाद किया जाए, और जानकारी को संश्लेषित और पचाया जाए जिसका उपयोग बाजार खुफिया जानकारी या शोध संक्षिप्त, समाचार पत्र या रिपोर्ट के लिए किया जा सके।

1.1.भाषा बाधा:

सबसे पहले और सबसे महत्वपूर्ण बात यह है कि शोध पेशेवर, चाहे वे जिस भी देश में रहते हों, उन्हें दुनिया भर में भाषा संबंधी बाधाओं का सामना करना पड़ेगा। जबकि अंग्रेजी पूरे पश्चिमी यूरोप में व्यापार के लिए स्वीकार्य भाषा बन रही है, शोध पेशेवर को निम्नलिखित विश्वव्यापी भौगोलिक क्षेत्रों से जानकारी प्राप्त करने की चुनौती का सामना करना पड़ता है:

• संयुक्त राज्य अमेरिका और कनाडा
• पश्चिमी यूरोप (स्कैंडिनेवियाई देशों सहित)
• पूर्वी यूरोप
• सोवियत संघ
• मेक्सिको, लैटिन अमेरिका, दक्षिण अमेरिका
• मध्य पूर्व
• सुदूर पूर्व
• ऑस्ट्रेलिया

इन भौगोलिक क्षेत्रों में भी, भाषाओं की विविधता जटिल हो सकती है, जैसे कि पश्चिमी यूरोप में। यह शोध पेशेवर को या तो अन्य विदेशी भाषाओं में अपने ज्ञान और प्रवाह को बढ़ाने या सूचना प्रदाताओं और/या वाणिज्यिक डेटाबेस विक्रेताओं को खोजने की चुनौती देता है जो अनुवादित जानकारी प्रदान करते हैं। यह पेपर एक कार्यप्रणाली पर ध्यान केंद्रित करेगा जिससे शोध पेशेवर अंतरराष्ट्रीय प्रकाशित स्रोतों को ट्रैक करने के लिए अपनी खुद की प्रणाली विकसित कर सकते हैं। देश या भौगोलिक क्षेत्र के अनुसार व्यावसायिक और तकनीकी जानकारी प्रदान करने वाले वाणिज्यिक डेटाबेस की कमी:

1.1.1. संयुक्त राज्य अमेरिका और कनाडा:

संयुक्त राज्य अमेरिका के पास व्यवसाय और तकनीकी वाणिज्यिक डेटाबेस की एक परिष्कृत, भले ही परिपक्व न हो, बाज़ार पेशकश है। जापान और पश्चिमी यूरोप दोनों पिछले तीन से पांच वर्षों के दौरान वाणिज्यिक डेटाबेस पेशकशों के हालिया विकास के साथ तेज़ी से हमारा अनुसरण कर रहे हैं। सौभाग्य से संयुक्त राज्य अमेरिका और अन्य अंग्रेजी उपयोगकर्ताओं के लिए, इनमें से कई डेटाबेस अंग्रेजी कमांड का उपयोग करके एक्सेस करने के लिए अंग्रेजी में अनुवादित हैं।

पश्चिमी यूरोप में, कुछ डेटाबेस विशिष्ट भाषाओं (जैसे जर्मन) में मौजूद हैं। जैसे-जैसे सॉफ्टवेयर तकनीक में सुधार होगा, हम उम्मीद करेंगे कि इन डेटाबेस का उपयोगकर्ताओं की स्थानीय भाषा में अनुवाद किया जा सकेगा। अंतर्राष्ट्रीय निर्देशिकाओं के विभिन्न प्रकाशक पहुँच के लिए उपलब्ध स्थानीय वाणिज्यिक डेटाबेस का पता लगाने की खोज कर रहे हैं और यह अनुमान लगाया जा रहा है कि जैसे-जैसे दुनिया वैश्विक अर्थव्यवस्था की ओर बढ़ेगी, इन वैश्विक डेटाबेस निर्देशिकाओं में से अधिक प्रकाशित की जाएँगी।

1.1.2 पश्चिमी यूरोप:

संयुक्त राज्य अमेरिका की तरह, ग्रेट ब्रिटेन में भी वाणिज्यिक डेटाबेस (वैज्ञानिक और व्यावसायिक दोनों) के लिए एक परिष्कृत बाजार है। हालाँकि, 1992 तक यूरोप के एकीकरण के साथ, चुनौती डेटाबेस विकसित करना है जो प्रत्येक देश से स्थानीय व्यावसायिक और वैज्ञानिक जानकारी को कैप्चर और रिपोर्ट करता है और फिर जानकारी को एक संरचना में संश्लेषित और पचाता है जो पश्चिमी यूरोपीय खंड के रूप में जानकारी प्रदान कर सकता है। हालाँकि, EEC के भीतर, चुनिंदा देश वाणिज्यिक डेटाबेस पेशकशों के साथ परिष्कृत सूचना रिपोर्टिंग सिस्टम का उपयोग करते हैं। हालाँकि, उपयोगकर्ता को अलग-अलग दूरसंचार प्रणालियों और नेटवर्क की बाधाओं का सामना करना पड़ता है। जैसे-जैसे एकीकरण आगे बढ़ेगा, स्थानीय देश के डेटाबेस तक डेटा रिपोर्टिंग मानक और दूरसंचार पहुँच आवश्यक होगी ताकि सूचना पेशेवर स्थानीय डेटाबेस जानकारी खोज सकें। रॉयटर्स और डेटास्टार दोनों के पास वर्तमान में यूरोपीय तकनीकी और व्यावसायिक जानकारी देने के लिए सबसे बड़ी प्रणाली या नेटवर्क हैं।

पश्चिमी यूरोपीय डेटाबेस और वितरकों के तेजी से विकास के बावजूद, स्थानीय बाजार अनुसंधान फर्मों या कॉर्पोरेट पुस्तकालयों में अभी भी काफी मात्रा में व्यावसायिक जानकारी मौजूद है। उदाहरण के लिए, बड़ी यूरोपीय कंपनियों के स्थानीय शाखा कार्यालय और सहयोगी व्यावसायिक जानकारी एकत्र करते हैं और स्थानीय या अंतर्राष्ट्रीय प्रबंधन को मांग पर प्रदान करते हैं या बस फ़ाइल दराज में जानकारी दर्ज करते हैं। इस प्रकार की स्थानीय खुफिया जानकारी आम तौर पर स्थानीय भाषा में होती है और इसे एक शोध पेशेवर द्वारा एकत्र किया जाता है। शोध पेशेवर को एक ऐसी प्रणाली विकसित करने की चुनौती का सामना करना पड़ता है जो इस जानकारी को कैप्चर कर सके और सामग्री से अनुकूलित डेटाबेस विकसित कर सके।

1.1.3 पूर्वी यूरोप/यूएसएसआर:

पूर्वी यूरोप और यूएसएसआर में स्थिति अधिक स्पष्ट है। मैं इन क्षेत्रों को डेटाबेस विकास के लिए "वर्जिन" क्षेत्र कहता हूँ। जबकि पश्चिमी यूरोप में शोध और सूचना रिपोर्टिंग या प्रकाशन के लिए एक परिष्कृत संरचना रही है, पूर्वी यूरोप और यूएसएसआर को डेटा (वैज्ञानिक और व्यावसायिक) इकट्ठा करने और एकत्र करने के लिए राज्य नियंत्रित एजेंसियों पर निर्भर रहना पड़ा है। इस तथ्य के बावजूद, स्थानीय बाजार अनुसंधान फर्मों और राज्य एजेंसियों के पास तकनीक के बिना भी कुछ प्रकार की डेटा रिपोर्टिंग पद्धति है।

कुछ देशों में, ये स्थानीय "खुफिया नेटवर्क" काफी परिष्कृत हैं और चुनौती इन फर्मों का पता लगाना और एक व्यावसायिक संबंध विकसित करना है जिससे सूचना को स्वचालित किया जा सके और दुनिया भर के उपयोगकर्ताओं तक पहुँचाया जा सके। स्पष्ट रूप से, इन देशों से डेटाबेस का विकास धीमा होगा क्योंकि ये देश अभी भी आर्थिक और राजनीतिक परिवर्तनों से गुजर रहे हैं। जब तक इनमें से कई देशों में रिपोर्टिंग और प्रकाशन प्रणाली में सुधार नहीं होता, तब तक प्रकाशित सामग्री की अखंडता पर सवाल उठते रहेंगे।

1.1.4 मेक्सिको, मध्य अमेरिका, दक्षिण अमेरिका:

पूर्वी यूरोप और यूएसएसआर की तरह, दुनिया के इस क्षेत्र में भी कोई परिष्कृत प्रकाशन या शोध नेटवर्क नहीं है। जबकि कुछ सरकारी एजेंसियाँ डेटा एकत्र करती हैं और प्रकाशित करती हैं, स्थानीय व्यापार खुफिया (जैसे उद्योग, बाजार और प्रतिस्पर्धी डेटा) की कमी है। एक बार फिर, चुनौती विश्वसनीय स्रोतों से डेटाबेस विकसित करने की है। स्थानीय बाजार खुफिया जानकारी के लिए सबसे अच्छे स्रोतों में से एक दुनिया के इस क्षेत्र में स्थानीय सहयोगी या वितरण कार्यालय हैं। चुनौती स्थानीय कार्यालयों को कॉर्पोरेट खुफिया प्रणाली में इनपुट के लिए एक केंद्रीकृत पुस्तकालय को जानकारी अग्रेषित करने के लिए प्रेरित करना है।

यह महत्वपूर्ण है कि दुनिया के इस क्षेत्र में अमेरिका या पश्चिमी यूरोप जैसे व्यवसायिक प्रकाशनों की भरमार नहीं है, जहाँ से सामग्री को स्कैन, शोध और सार किया जा सके। इसलिए, लैटिन अमेरिका से जानकारी की आवश्यकता वाले शोध को अपने सिस्टम में इनपुट के लिए स्थानीय खुफिया जानकारी जुटाने पर अधिक निर्भर रहना होगा।

1.1.5 सुदूर पूर्व:

जैसा कि पहले बताया गया है, जापान के पास सुदूर पूर्व में सबसे परिष्कृत सिस्टम और वाणिज्यिक डेटाबेस उत्पाद हैं। जबकि वे लंबे समय से यूरोपीय और यूएसए डेटाबेस और रिपोर्ट के उपयोगकर्ता रहे हैं, उन्होंने हाल ही में अपने डेटाबेस (अंग्रेजी में अनुवादित) के वितरण को यूएसए और यूरोपीय समुदाय तक विस्तारित किया है। कोरिया, ताइवान और सिंगापुर जैसे अन्य देश वाणिज्यिक डेटाबेस विकसित करने और अपने देश में अन्य अंतरराष्ट्रीय डेटाबेस के वितरण को खोलने के लिए कदम उठा रहे हैं। यहां भी, मौजूदा डेटा का अधिकांश हिस्सा इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में नहीं है और न ही यह प्रकाशित सामग्री है। पूर्वी यूरोप की तरह, अधिकांश मूल्यवान जानकारी संबद्ध कार्यालयों और स्थानीय पुस्तकालयों में है। चुनौती इस जानकारी को व्यवस्थित आधार पर कैप्चर करना और पूरे संगठन में इसका प्रसार करना है।

ऑस्ट्रेलिया में कई बड़ी मार्केट रिसर्च फर्मों के पास मूल्यवान डेटा है। हाल के वर्षों में, ऑस्ट्रेलिया ने इलेक्ट्रॉनिक जानकारी का उपयोग करने और उसे प्रसारित करने के लिए प्रगति की है। दूरसंचार प्रौद्योगिकी के बढ़ते उपयोग के साथ, यह उम्मीद की जाती है कि अनुसंधान पेशेवर दुनिया के इस क्षेत्र से रणनीतिक बाजार की जानकारी इलेक्ट्रॉनिक वाणिज्यिक डेटाबेस या प्रकाशित वैश्विक बाजार खुफिया निर्देशिकाओं के माध्यम से पता लगाने में सक्षम होंगे।

1.1.6 सूचना का विखंडन:

जैसे-जैसे हम 90 के दशक की शुरुआत कर रहे हैं, शोध अधिकारियों को अपने प्रतिस्पर्धियों को विश्वव्यापी आधार पर देखने में सक्षम होना चाहिए। विशेष रूप से, उनके पास अनुवादित, पचाए गए और विश्लेषित जानकारी तक त्वरित पहुँच होनी चाहिए। इससे भी महत्वपूर्ण बात यह है कि जानकारी विश्वसनीय होनी चाहिए। जबकि पश्चिमी यूरोप के शोध अधिकारी पिछले चार दशकों से जानकारी एकत्र कर रहे हैं और अपने घरेलू बाजारों का विश्लेषण कर रहे हैं, अब उन्हें विश्वव्यापी आधार पर प्रकाशित जानकारी के विखंडन का सामना करना पड़ रहा है।

हमारा सुझाव है कि शोध पेशेवर अपनी शोध जानकारी को भौगोलिक क्षेत्र, उद्योग, बाज़ार, उत्पादों और प्रतिस्पर्धियों के आधार पर व्यवस्थित करें। हालाँकि यह एक सरल दृष्टिकोण प्रतीत हो सकता है, लेकिन डेटाबेस बनाए जा सकते हैं जो स्थानीय सहयोगियों से व्यवस्थित रूप से जानकारी प्राप्त कर सकते हैं और डेटा में “छिद्रों” का पता लगा सकते हैं।

1.1.7 सूचना की समयबद्धता:

देश के लिए स्थानीय या "घरेलू" कहलाने वाली जानकारी आमतौर पर तेजी से प्राप्त की जा सकती है। हालाँकि, शोध पेशेवर के पास अभी भी एक ऐसी प्रणाली होनी चाहिए जो घरेलू प्रकाशनों को व्यवस्थित रूप से स्कैन करे, यह निर्धारित करे कि कौन से लेख रणनीतिक हैं या व्यवसाय पर उच्च स्तर का प्रभाव डालते हैं और लेखों को सिस्टम में इनपुट करने के लिए पचाना चाहिए। यह चुनौती तब और बढ़ जाती है जब अन्य यूरोपीय देशों और दुनिया के अन्य भौगोलिक क्षेत्रों से प्रकाशनों को स्कैन, पचाना और सारगर्भित करना पड़ता है। वैश्विक जानकारी, भले ही वह लगातार आधार पर संरचित और कैप्चर की गई हो, फिर भी उसे ट्रांसमिशन के लिए इलेक्ट्रॉनिक रूप से अनुवादित, प्रारूपित और इनपुट करना पड़ता है। अगले पाँच वर्षों के दौरान, मेरा मानना है कि सॉफ़्टवेयर और दूरसंचार प्रौद्योगिकी इस क्षेत्र में अपना सबसे बड़ा विकास करेगी।

90 के दशक के दौरान, शोध अधिकारियों को दैनिक आधार पर दुनिया भर की समाचार जानकारी और एक सप्ताह से अधिक पुरानी नहीं होने वाली प्रकाशित जानकारी की आवश्यकता होगी। इस अगले दशक के दौरान, अधिकारी ढेर सारी जानकारी या बड़ी-बड़ी रिपोर्ट या डेटाबेस खोजों से प्राप्त आउटपुट के बजाय "विशिष्ट प्रश्नों के उत्तर" की मांग करेंगे। सूचना पेशेवरों के रूप में, हमें इन कठिन आदेशों के विरुद्ध कार्य करने के लिए तैयार रहना होगा।

2. समाधान: प्रकाशित जानकारी के लिए सतत ट्रैकिंग सिस्टम की आवश्यकता

सॉफ्टवेयर, कंप्यूटर और दूरसंचार प्रौद्योगिकी में प्रगति के बावजूद, सूचना कैप्चरिंग प्रक्रिया, अनुवाद प्रक्रिया और इलेक्ट्रॉनिक इनपुट, अधिकांश भाग के लिए, मैनुअल है। यह अगले कुछ वर्षों तक जारी रहेगा, विशेष रूप से तीसरी दुनिया के देशों में। अनुसंधान कार्यकारी को निम्नलिखित चुनौतियों का सामना करना पड़ता है:

• एक कुशल विधि या प्रणाली की आवश्यकता जो घरेलू देश में प्रासंगिक समाचार पत्रों और व्यावसायिक और तकनीकी पत्रिकाओं को स्कैन और डाइजेस्ट करेगी, और फिर इसे ईईसी के भीतर अन्य देशों में विस्तारित करेगी।

• इस सूचना को प्रतिदिन स्कैन करने, अनुवादित करने, पचाने, सार निकालने तथा बाजार खुफिया प्रणाली के लिए इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में रखने की आवश्यकता है

• इस कवरेज को विश्व के अन्य क्षेत्रों तक विस्तारित करने की आवश्यकता है।

संयुक्त राज्य अमेरिका में, कई बड़ी कंपनियों ने इस कार्य को पूरा करने के लिए एक कॉर्पोरेट या बाजार खुफिया प्रणाली विकसित की है। वास्तव में, वरिष्ठ प्रबंधन ने इस प्रकार की प्रणाली में निवेश करने के लिए एक "शीर्ष-डाउन" प्रतिबद्धता बनाई है ताकि पूरे संगठन में प्रबंधन को उद्योग, बाजार, प्रतिस्पर्धा और उत्पादों के बारे में वैश्विक आधार पर अवगत कराया जा सके। आम तौर पर, इन प्रणालियों का प्रबंधन या स्टाफ रणनीतिक योजना या बाजार अनुसंधान विभागों द्वारा किया जाता है। इस विभाग द्वारा वरिष्ठ प्रबंधन और पूरे संगठन में प्रबंधकों को जानकारी वितरित की जाती है।

जैसे-जैसे विश्व अर्थव्यवस्थाएं विकसित होती हैं, बहुत सी मूल्यवान जानकारी प्रकाशित लेखों और पत्रिकाओं में पाई जाएगी। दुर्भाग्य से, इस जानकारी का अधिकांश हिस्सा संगठन के भीतर "जेबों" में रखा जाता है या अन्य देशों में रहता है। साझा कॉर्पोरेट सूचना नेटवर्क इन बाधाओं को तोड़ते हैं और पूरे संगठन में प्रबंधकों को लागत प्रभावी ढंग से जानकारी प्राप्त करने में सक्षम बनाते हैं। शोध पेशेवर की भूमिका इन प्रणालियों के बारे में जागरूक होना और इन प्रणालियों के निष्पादन के बारे में जानकारी रखना है।

3. अपनी प्रकाशित सूचना आवश्यकताओं को कैसे परिभाषित करें

3.1. रणनीतिक सूचना लेखापरीक्षा

अपनी खुद की फर्म के भीतर, मैं अनुशंसा करता हूं कि आप शुरू में अपने प्रबंधन और अपने शोध के प्राप्तकर्ताओं का सर्वेक्षण करें ताकि वे वर्तमान में प्राप्त प्रकाशित पत्रिकाओं की उपयोगिता का आकलन कर सकें। मैं इस प्रक्रिया को "रणनीतिक सूचना लेखा परीक्षा" कहता हूं, क्योंकि सर्वेक्षण निम्नलिखित को पूरा करता है।

• वर्तमान प्रकाशनों के उपयोग के स्तर का आकलन
• कंपनी के भीतर सूचना का “प्रवाह” (औपचारिक और अनौपचारिक दोनों)
• संगठन के भीतर सदस्यता के दोहराव की डिग्री
• सूचना की समयबद्धता और "रूटिंग सूचियों" की प्रभावशीलता निर्धारित करता है
• समाचार-पत्रों, शोध प्रकाशनों और रिपोर्टों की लागत और उपयोगिता निर्धारित करता है
• यह निर्धारित करता है कि कौन से प्रबंधक कंप्यूटर का उपयोग कर रहे हैं और वे किस प्रकार के संचार का सबसे अधिक उपयोग करते हैं
• आपको अपने संगठन का "सूचना ब्लू प्रिंट" तैयार करने में सक्षम बनाता है
• यह आपको प्रत्युत्तरकर्ता की इच्छा सूची का आकलन करने में सक्षम बनाता है, जो अंततः संगठन के लिए इष्टतम सूचना नेटवर्क बन जाता है।

रणनीतिक सूचना ऑडिट को बाजार अनुसंधान विभाग, पुस्तकालय, सूचना प्रणाली विभाग और एक व्यावसायिक इकाई (4-5 प्रतिनिधियों से अधिक नहीं) के प्रतिनिधियों के साथ एक टास्क फोर्स द्वारा संचालित किया जाना चाहिए। इस प्रक्रिया में संगठन के भीतर सूचना के प्रमुख आपूर्तिकर्ताओं और आपूर्तिकर्ताओं के लगभग 30-50 साक्षात्कार शामिल होने चाहिए। ऑडिट को कंपनी के भीतर प्रकाशित सूचना की उपयोगिता को स्पष्ट रूप से परिभाषित करना चाहिए और उपयोगकर्ताओं की आवश्यकताओं को संक्षेप में प्रस्तुत करना चाहिए। परिणामों के सारांश में सबसे अधिक आवश्यक प्रकाशित सामग्री को सूचीबद्ध करना चाहिए, साहित्य के अंतर्राष्ट्रीय दायरे को निर्धारित करना चाहिए, सूचना की इष्टतम समयबद्धता और प्रारूप को निर्धारित करना चाहिए, और यह निर्धारित करना चाहिए कि क्या इलेक्ट्रॉनिक प्रणाली या हार्ड कॉपी प्रक्रिया प्राप्तकर्ताओं को प्रकाशित व्यावसायिक खुफिया जानकारी देने का सबसे अच्छा तरीका है। इस पेपर के परिशिष्ट-1 में एक नमूना प्रश्नावली की एक प्रति शामिल है।

4. अंतर्राष्ट्रीय व्यापार खुफिया जानकारी के स्रोत

पश्चिमी यूरोप और अमेरिका तथा कनाडा में, व्यापार और तकनीकी जानकारी के कई प्रकाशित स्रोत मौजूद हैं। दुर्भाग्य से अधिकारियों और प्रबंधकों के पास उन सभी उपलब्ध प्रकाशनों को स्कैन करने और पचाने का समय नहीं है जो दैनिक आधार पर व्यापार को प्रभावित करते हैं, अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर तो बिल्कुल भी नहीं। प्रकाशित सामग्री के अलावा, सम्मेलन की कार्यवाही और बिक्री कर्मियों की यात्रा रिपोर्टों में रणनीतिक व्यापार और तकनीकी जानकारी का खजाना प्रकाशित होता है। इस प्रकाशित सामग्री को कॉर्पोरेट खुफिया प्रणाली में इनपुट के लिए भी विचार किया जाना चाहिए। निम्नलिखित अंतर्राष्ट्रीय व्यापार खुफिया के स्रोतों की सूची देता है:

• राष्ट्रीय एवं क्षेत्रीय (स्थानीय) समाचार पत्र
• व्यावसायिक और वैज्ञानिक पत्रिकाएँ
• सम्मेलन की कार्यवाही
• बिक्री कार्मिक यात्रा रिपोर्ट
• प्रकाशित समाचार-पत्र
• सिंडिकेटेड और कस्टमाइज्ड मार्केट रिसर्च रिपोर्ट
• आंतरिक व्यापार और विपणन योजनाएँ
• आंतरिक ज्ञापन
• कानूनी कार्यवाही
• संगठन के आंतरिक और बाह्य दोनों क्षेत्रों में अनुसंधान और विकास रिपोर्ट

पश्चिमी यूरोप के एकीकरण के साथ, प्रकाशित सामग्री का संग्रह, अनुवाद, विश्लेषण और प्रसार नई मार्केटिंग और उत्पाद विकास योजनाओं को विकसित करने के लिए आवश्यक है। स्पष्ट रूप से, एक शोध विभाग के लिए सदस्य ईईसी देशों के सभी प्रकाशनों को दैनिक आधार पर स्कैन करना, सामग्री का अनुवाद करना, जानकारी का विश्लेषण करना और दैनिक या साप्ताहिक आधार पर इलेक्ट्रॉनिक नेटवर्क पर जानकारी इनपुट करना असंभव है। यह स्थिति और भी जटिल हो जाती है यदि पश्चिमी यूरोपीय कंपनियाँ दुनिया के बाकी प्रकाशनों (पूर्वी यूरोप, यूएसए, लैटिन अमेरिका, सुदूर पूर्व, आदि) के साथ बराबरी पर रहना चाहती हैं। नतीजतन, निम्नलिखित अनुभाग इस जानकारी को संभालने के लिए कंपनी के भीतर एक प्रक्रिया या प्रणाली के विकास के साथ समस्या के समाधान पर चर्चा करता है।

5. प्रोटोटाइप सिस्टम कैसे विकसित करें

5.1. डेटाबेस का डिज़ाइन

रणनीतिक सूचना ऑडिट और प्रकाशित सूचना की परिभाषा के पूरा होने के बाद, जो सामरिक और रणनीतिक निर्णय लेने के लिए प्रासंगिक है, सिस्टम का कम लागत वाला प्रोटोटाइप विकसित करना आवश्यक है। प्रभावी रूप से, डेटाबेस का डिज़ाइन रणनीतिक सूचना ऑडिट से उपयोगकर्ताओं की ज़रूरतों से "बाहर" होना चाहिए। निम्नलिखित डेटाबेस के एक नमूना डिज़ाइन की रूपरेखा प्रस्तुत करता है जो भौगोलिक क्षेत्र के अनुसार प्रकाशित जानकारी को व्यवस्थित करता है:

भौगोलिक क्षेत्र के अनुसार संगठन

___________________________________________________________________

विषय क्षेत्र: उद्योग बाजार खंड

___________________________________________________________________

उद्योग की प्रवृत्तियां

___________________________________________________________________

राजनीतिक रुझान

___________________________________________________________________

आर्थिक विकास

___________________________________________________________________

बाजार गतिविधि

___________________________________________________________________

प्रतिस्पर्धी गतिविधि

___________________________________________________________________

नया उत्पाद विकास

___________________________________________________________________

गतिविधि

___________________________________________________________________

प्रौद्योगिकी का उपयोग

___________________________________________________________________

भविष्य के रुझान

___________________________________________________________________

स्पष्ट रूप से, डेटाबेस का डिज़ाइन सर्वेक्षण उत्तरदाताओं की इच्छाओं को प्रतिबिंबित करना चाहिए। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि कोई भी दो प्रतिस्पर्धी अपने उत्पादों और बाजारों को एक ही तरीके से नहीं देखते हैं। डेटाबेस को प्रतियोगी X, Y, या Z द्वारा प्रतियोगी प्रोफ़ाइल प्रारूप में भी व्यवस्थित किया जा सकता है जैसा कि नीचे चार्ट में दिखाया गया है:

प्रतिस्पर्धी गतिविधि द्वारा संगठन

_________________________________________________________________

विषय क्षेत्र:

कंपनी अवलोकन प्रतियोगी X प्रतियोगी Y प्रतियोगी Z

_________________________________________________________________

� समग्र रणनीतिक दिशा

_________________________________________________________________

� कंपनी संगठन

_________________________________________________________________

� बाजार स्थिति

- बाजार में हिस्सेदारी

- प्रतिस्पर्धात्मक स्थिति

- विज्ञापन और प्रोत्साहन

_________________________________________________________________

� वित्तीय प्रदर्शन

_________________________________________________________________

� वितरण रणनीति

_________________________________________________________________

� अनुसंधान और विकास

- रणनीति

— निवेश

_________________________________________________________________

� नए उत्पाद विकास गतिविधि

_________________________________________________________________

� प्रौद्योगिकी का उपयोग

_________________________________________________________________

� अंतर्राष्ट्रीय रणनीति

_________________________________________________________________

� संभावित विलय, अधिग्रहण, विनिवेश

_________________________________________________________________

� भविष्य की अनुमानित रणनीति

_________________________________________________________________

5.1 1.डेटाबेस का प्रारूप

प्रकाशित जानकारी को कैप्चर करने वाली मार्केट इंटेलिजेंस प्रणालियों को उपयोग में आसान मेनू स्क्रीन की भी आवश्यकता होती है जो उपयोगकर्ता को वह जानकारी चुनने में सक्षम बनाती है जिसे वे देखना चाहते हैं। कृपया ध्यान दें कि प्रकाशित डेटा को भौगोलिक क्षेत्र, प्रतिस्पर्धी और विषय के आधार पर व्यवस्थित किया जा सकता है। दूसरे शब्दों में, सिस्टम में जानकारी को देखने या एक्सेस करने के कई अलग-अलग तरीके शामिल हो सकते हैं।

प्रकाशित जानकारी तीन तरीकों से प्रस्तुत की जा सकती है:

1. लेखों के सारांश, राय और संदर्भ सहित

2. सारांश विश्लेषण या पाठ्य सूचना के साथ रिपोर्ट प्रारूप

3. जानकारी का पूर्ण पाठ

प्रकाशित जानकारी को कैप्चर करने वाली अधिकांश मार्केट इंटेलिजेंस प्रणालियाँ मुख्य प्रासंगिक लेखों के सार प्रदान करती हैं, जिन्हें प्रतिदिन सारित किया जाता है और सिस्टम में साप्ताहिक रूप से अपडेट किया जाता है। इनमें 2-3 पेज के न्यूज़लेटर और त्रैमासिक रिपोर्ट भी शामिल हो सकते हैं। इनमें से कई प्रणालियों में "फ़ील्ड" से जानकारी या फ़ील्ड सेल्स फ़ोर्स या प्लांट के कर्मियों से अफ़वाह की जानकारी भी शामिल होती है। हमारा अनुभव बताता है कि फ़ील्ड इंटेलिजेंस अपने आप में किस्से-कहानियों के प्रारूप में उपयोगी नहीं है। जब इस जानकारी का विश्लेषण और सत्यापन प्रकाशित जानकारी या विशेषज्ञ की राय से किया जाता है, तो यह तब मार्केट इंटेलिजेंस सिस्टम में शामिल करने के लिए उपयुक्त होती है। प्रोटोटाइप मार्केट इंटेलिजेंस सिस्टम के लिए निम्नलिखित प्रारंभिक स्क्रीन सुझाता है:

कॉर्पोरेट मार्केट इंटेलिजेंस सिस्टम

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विकल्प सूची की चीज़ें:

____________________________________

� सार
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� समाचार पत्र
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� तिमाही रिपोर्ट
____________________________________

� फील्ड इंटेलिजेंस
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हमारा अनुभव बताता है कि इन प्रणालियों से प्रकाशित होने वाली जानकारी विश्लेषणात्मक होनी चाहिए। अधिकांश उपयोगकर्ता साहित्य से ही तथ्यात्मक जानकारी पढ़ सकते हैं। सारांश और रिपोर्ट की जानकारी दोनों में विश्लेषण का मूल्य जोड़ना आवश्यक है।

5.1.2 प्रोटोटाइप कैसे विकसित करें

डेटाबेस के डिजाइन और प्रारूप पर सहमति के बाद, बाजार खुफिया प्रणाली के समन्वयक को सॉफ्टवेयर और कंप्यूटर उपकरण का चयन करना होगा। प्रोटोटाइप के लिए, हम टेक्स्ट-रिट्रीवल पैकेज के साथ व्यक्तिगत कंप्यूटर पर डेटाबेस विकसित करने की सलाह देते हैं। उपयोगकर्ताओं के एक चुनिंदा समूह द्वारा मूल्यांकन के बाद, और यदि प्रतिक्रिया सकारात्मक है, तो हम डेटाबेस को मेनफ्रेम या मिनी-कंप्यूटर पर ले जाने की सलाह देते हैं जो जानकारी संग्रहीत कर सकता है और जिसे पूरे संगठन में कई उपयोगकर्ताओं द्वारा एक्सेस किया जा सकता है (घरेलू और वैश्विक दोनों आधार पर)।

हम ऐसे सॉफ़्टवेयर पैकेज की अनुशंसा करते हैं जो ग्राफ़िक्स क्षमताओं के साथ-साथ पूर्ण-पाठ खोज क्षमताएँ प्रदान कर सकें। इसके अतिरिक्त, उपयोगकर्ताओं को अंतर्राष्ट्रीय आधार पर या अपने घरों से दूरस्थ टर्मिनलों से जानकारी डायल करने के लिए दूरसंचार सॉफ़्टवेयर और डेटालाइन स्थापित करनी चाहिए।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि प्रकाशित सामग्री की सामग्री और सिस्टम की परिचालन क्षमताओं दोनों का मूल्यांकन हर छह से बारह महीने में किया जाना चाहिए। जैसे-जैसे अंतर्राष्ट्रीय व्यावसायिक वातावरण बदलता रहता है, वैसे-वैसे बाजार खुफिया प्रणाली को भी बदलना चाहिए। इसका मतलब है कि विषय क्षेत्र तिमाही या अर्ध-वार्षिक रूप से बार-बार बदल सकते हैं। हालाँकि, समग्र सिस्टम आर्किटेक्चर को अगले तीन से पाँच वर्षों के लिए प्रबंधन की रणनीतिक सोच को प्रतिबिंबित करना चाहिए।

6. आंतरिक स्टाफिंग बनाम आउट-सोर्सिंग

स्पष्ट रूप से, प्रकाशित जानकारी को कैप्चर करने और इसे संगठन को प्रदान करने वाली मार्केट इंटेलिजेंस प्रणालियों के विकास के लिए एक "आंतरिक चैंपियन" या शोध विभाग के एक व्यक्ति की आवश्यकता होती है जो रणनीतिक सूचना ऑडिट प्रयास का नेतृत्व करने के लिए तैयार हो, डेटाबेस को डिज़ाइन करने और सिस्टम को लागू करने के लिए सूचना प्रणाली विभाग के साथ काम करे। हमारा अनुभव बताता है कि आंतरिक चैंपियन के लिए वरिष्ठ प्रबंधन से "ऊपर से नीचे" समर्थन प्राप्त करना महत्वपूर्ण है। इसके अलावा, रणनीतिक सूचना ऑडिट, प्रोटोटाइप के विकास, सूचना के लेखन, या इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में सूचना की खरीद और सॉफ्टवेयर, कंप्यूटर और दूरसंचार उपकरणों के अधिग्रहण के लिए एक बजट स्थापित किया जाना चाहिए।

आंतरिक चैंपियन को कॉर्पोरेट सेल्सपर्सन होने के साथ-साथ सिस्टम आर्किटेक्ट भी होना चाहिए, या वह व्यक्ति जो आंतरिक प्रबंधन और शोध कर्मियों को सिस्टम के लाभों को बेचता है। इसके अतिरिक्त, व्यक्ति के पास डेटाबेस का समर्थन करने के लिए अपने स्टाफ में एक तकनीकी व्यक्ति होना चाहिए और ग्राहक सेवा व्यक्ति को उपयोगकर्ताओं का "हाथ थामने" और डेटाबेस से निरंतर प्रतिक्रिया प्राप्त करने के लिए होना चाहिए।

इस निर्णय के संबंध में कि क्या मौजूदा अनुसंधान कर्मचारियों का उपयोग करके डेटाबेस तैयार किया जाए या डेटाबेस प्रकाशित करने के लिए किसी आपूर्तिकर्ता से अनुबंध किया जाए, निम्नलिखित प्रश्न दिशानिर्देश के रूप में कार्य करते हैं:

1. क्या शोध विभाग के पास जानकारी प्रकाशित करने के लिए शोध विश्लेषकों का पर्याप्त स्टाफ है? क्या उनके पास प्रकाशनों को स्कैन करने, सामग्री को क्लिप करने, सामग्री का अनुवाद और सारांश बनाने और उसे डेटाबेस प्रारूप में डालने का समय है?
2. क्या विभाग के पास डेटाबेस प्रकाशन के लिए कौशल और/या समय है? क्या शोध विश्लेषकों का समय डेटाबेस से डेटा का विश्लेषण करने और वरिष्ठ प्रबंधन के लिए विश्लेषणात्मक रिपोर्ट या समाचार पत्र प्रकाशित करने में बेहतर तरीके से व्यतीत होगा?
3. क्या शोध विभाग प्रकाशनों की लागत वहन कर सकता है या वे कॉर्पोरेट लाइब्रेरी से प्रकाशनों का उपयोग कर सकते हैं? अंतर्राष्ट्रीय प्रकाशनों की लागत और अनुवाद पर भी विचार किया जाना चाहिए।
4. प्रत्येक सार या त्रैमासिक रिपोर्ट के लिए लागत की गणना करें। क्या इस काम को बाहर से मंगवाना सस्ता है? गुणवत्ता के मुद्दों पर विचार करें। शायद निचले स्तर के सार को ठेके पर देना और शोध विश्लेषकों को डेटाबेस तक पहुँच देना और वरिष्ठ स्तर की प्रबंधन रिपोर्ट या विपणन योजनाएँ तैयार करने के लिए इस सामग्री का विश्लेषण करना अधिक कुशल है।

आंतरिक चैंपियन को निम्नानुसार “बनाना बनाम खरीदना” विश्लेषण करना चाहिए:

आंतरिक विभाग वार्षिक लागत (US$)

3-4 अनुसंधान विश्लेषकों की नियुक्ति: $200,000 – $250,000

अनुवाद शुल्क: 30,000 – 50,000

प्रकाशन: 30,000 – 50,000

_______________________________ _________ _______

कुल वार्षिक लागत: $260,000 – $350,000

प्रति वर्ष # सार 1,200 – 2,400

प्रति सार लागत: $216 – $145

बाहरी आपूर्तिकर्ता

कुल वार्षिक अनुबंध $100,000 – $150,000

# सार प्रति वर्ष 1,200 – 2,400

प्रति सार लागत $83 – $63

ज़्यादातर मामलों में, बाहरी आपूर्तिकर्ता के साथ अनुबंध करना ज़्यादा किफ़ायती होता है। हालाँकि, मुद्दा यह है कि क्या बाहरी आपूर्तिकर्ता जल्दी से या समय के साथ, आपके लिए ज़रूरी परिप्रेक्ष्य विकसित कर सकता है ताकि सार और रिपोर्ट आपके विश्लेषण में मूल्य जोड़ सकें। सफल मार्केटिंग इंटेलिजेंस सिस्टम वाली कई कंपनियाँ सार या त्रैमासिक सारांश प्रकाशित करने के लिए बाहरी आपूर्तिकर्ताओं से अनुबंध करती हैं, और फिर उनके आंतरिक शोध विश्लेषक "सिस्टम का प्रबंधन" करते हैं और अधिक विस्तृत विश्लेषणात्मक रिपोर्ट प्रकाशित करने या वरिष्ठ प्रबंधन के महत्वपूर्ण प्रश्नों या तदर्थ अनुरोधों का उत्तर देने के लिए जानकारी का उपयोग करते हैं।

7. प्रणाली की लागत/लाभ का निर्धारण

आर्थिक और राजनीतिक अनिश्चितता के इस मौजूदा दौर में, तंग बजट के साथ, इस प्रकार की प्रणाली में निवेश को स्पष्ट रूप से मूल्य साबित करना चाहिए या निगम को प्रभावित करना चाहिए। निम्नलिखित एक बाजार खुफिया प्रणाली के लिए एक विशिष्ट बजट की रूपरेखा प्रस्तुत करता है जो प्रकाशित जानकारी को कैप्चर करता है।

आंतरिक चैंपियन, तकनीशियन, ग्राहक सेवा प्रतिनिधि $250,000
बाहरी अनुबंध आपूर्तिकर्ता $100,000
_____________________________________________________ ________

कुल श्रम और सामग्री लागत: $350,000

पर्सनल कंप्यूटर सॉफ्टवेयर 1,000
मेनफ्रेम सॉफ्टवेयर (यदि इन-हाउस नहीं है) $100,000
कंप्यूटर की अतिरिक्त लागत (यदि इन-हाउस नहीं है) – ———

कृपया ध्यान दें कि कंपनियों ने बहुत कम लागत पर पर्सनल कंप्यूटर पर बहुत ही लागत प्रभावी सिस्टम विकसित किए हैं। यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि ये आंकड़े उन सिस्टम में बड़े कॉर्पोरेट निवेश को दर्शाते हैं जिन्हें दुनिया भर के कर्मचारी एक्सेस कर सकते हैं।

एक-दो साल की अवधि के बाद, प्रबंधन सिस्टम के लाभों को मापना चाहेगा। यदि प्रबंधन निम्नलिखित में से किसी भी प्रश्न का उत्तर “हाँ” में दे सकता है, तो सिस्टम ने अपने लिए भुगतान कर दिया है:

1 क्या कंपनी ने सिस्टम में मौजूद सामग्री से लिए गए निर्णयों के परिणामस्वरूप अपनी बाजार हिस्सेदारी या राजस्व में वृद्धि (या संरक्षण) की है?

2 क्या कंपनी ने सिस्टम से सूचना के प्रत्यक्ष उपयोग के परिणामस्वरूप नये उत्पाद विकसित किये हैं या मौजूदा उत्पादों को पुनः स्थापित किया है?

3 क्या कंपनी ने सिस्टम के उपयोग के परिणामस्वरूप नए व्यवसाय या बाजार के अवसरों की पहचान की है (जैसे नए बाजार में विस्तार - पूर्वी यूरोप, विलय, अधिग्रहण, आदि)?

4 क्या कंपनी इस प्रणाली के उपयोग से यूरोप के एकीकरण के संबंध में स्वयं को अधिक शीघ्रता से या अधिक कुशलता से पुनः स्थापित करने में सक्षम हुई है?

5 क्या कंपनी की विश्वव्यापी सहयोगी कम्पनियां प्रकाशित सूचना को समय पर अनुवादित, संश्लेषित और इलेक्ट्रॉनिक प्रारूप में उपलब्ध कराए जाने के परिणामस्वरूप अधिक तेजी से निर्णय ले सकती हैं?

8. अंतर्राष्ट्रीय सूचना कार्यकारी के लिए इन प्रणालियों का रणनीतिक महत्व

अगले वर्ष के दौरान, निगमों के लिए ईईसी के भीतर और बाहर की कंपनियों की प्रकाशित व्यावसायिक खुफिया जानकारी तक पहुँच होना आवश्यक होगा। जबकि "यूरो" प्रकाशनों की अधिकता विकसित हो सकती है, अनुसंधान अधिकारियों को अभी भी व्यावसायिक खुफिया जानकारी की आवश्यकता होगी जो सदस्य और गैर-सदस्य देशों के लिए स्थानीय हो। इसके अलावा, ईईसी देशों को पूर्वी यूरोप, यूएसए, सोवियत संघ, सुदूर पूर्व, लैटिन अमेरिका और दुनिया के अन्य हिस्सों से व्यावसायिक खुफिया जानकारी की आवश्यकता होगी। रणनीतिक निर्णय प्रकाशित जानकारी से किए जाते हैं। जो कंपनियाँ इन प्रणालियों में निवेश करती हैं, उन्हें 90 के दशक के दौरान सबसे अधिक लाभांश प्राप्त होगा।

रूथ स्टैनट द्वारा, 1990.