कोरोनावायरस के युग में व्यवसायिक लचीलापन

व्यावसायिक लचीलापन किसी फर्म की कठिन परिस्थितियों से उबरने की क्षमता है। इसे निरंतरता नियोजन के रूप में भी जाना जाता है। जब चीजें योजना के अनुसार नहीं होती हैं तो आपका उद्यम बचाए रखने के लिए संघर्ष कर सकता है। अगर आपके पास व्यावसायिक लचीलापन है तो यह स्थिति बदल जाती है। अगर आपका व्यवसाय लचीला है तो आपके पास अपनी कंपनी पर आने वाली हर चुनौती के साथ तालमेल बिठाने का मौका होगा। अपने व्यवसाय को और अधिक लचीला बनाने के 20 तरीके यहां दिए गए हैं:

1. व्यवसाय प्रभाव विश्लेषण करें

व्यवसाय प्रभाव विश्लेषण स्व-व्याख्यात्मक है। यह बताता है कि एक विघटनकारी घटना मानक व्यवसाय प्रक्रियाओं को कैसे प्रभावित करती है। सर्वोत्तम प्रथाओं के ज्ञान और थोड़ी योजना के साथ इस तरह की जांच घर में करना संभव है। कुछ फर्म अपने प्रभाव विश्लेषण करने के लिए बाहरी सलाहकारों को नियुक्त करना पसंद कर सकती हैं।

2. व्यवसाय निरंतरता योजना विकसित करें

जीवन सामान्य हो सकता है, या यह एक "नया सामान्य" प्राप्त कर सकता है। आपकी फर्म का अस्तित्व उचित व्यवसाय निरंतरता योजना का परिणाम होगा। व्यवसाय निरंतरता और घटना प्रतिक्रिया दल स्थापित करें। इन टीमों को CDC, WHO और उनकी स्थानीय सरकारों के दिशा-निर्देशों का पालन करने दें। उन्हें संगठन और उसके कर्मचारियों की सुरक्षा के लिए उपाय करने चाहिए।

3. सुनिश्चित करें कि आपका संगठन लचीलेपन के सिद्धांतों का पालन करता है

आपके संगठन को अनुकूलनीय होना चाहिए। कोविड-19 की स्थिति के अनुसार इसे दिशा बदलने में सक्षम होना चाहिए। इसे उत्तरदायी होना चाहिए और जोखिम की पहचान करने में सक्षम होना चाहिए। इसे सक्रिय भी होना चाहिए - संभावित व्यवधानों की भविष्यवाणी करने, उनका पता लगाने और उनका जवाब देने में सक्षम होना चाहिए। आपकी कंपनी को अन्योन्याश्रित और एकीकृत होना चाहिए। कर्मचारियों को प्रशिक्षित और तैयार किया जाना चाहिए। पूरे संगठन में एक साझा दृष्टिकोण और उद्देश्य की एकता भी होनी चाहिए। इन सबके माध्यम से, आपकी कंपनी को सहयोगी, संचारी और सहकारी होना चाहिए।

4. व्यवसाय ट्रैकिंग और पूर्वानुमान करें

यह संभव है कि संकट के कारण अनियमित अस्थिरता उत्पन्न हो। त्वरित रिपोर्टिंग चक्र लागू करें। इससे आपको अपने व्यवसाय पर COVID-19 के प्रभावों को समझने में मदद मिलेगी। यह यह भी दर्शाता है कि आपको किन शमन उपायों की आवश्यकता है। आप देख पाएंगे कि संचालन कितनी तेजी से ठीक हो रहा है।

5. अनिश्चितताओं को पहचानें

आप इस चरण को विचार-मंथन या SWOT विश्लेषण करके पूरा कर सकते हैं। इस चरण में प्रतिभागियों के एक विविध समूह की आवश्यकता होती है। उनकी पृष्ठभूमि और रुचियाँ अलग-अलग होनी चाहिए। ऐसा समूह कंपनी के सामने आने वाले जोखिमों और अनिश्चितताओं को रेखांकित करने में सक्षम होगा।

6. तेजी से कार्य करें, लेकिन योजना बनाकर चलें

ताइवान और मंगोलिया जैसी जगहों ने कोरोनावायरस महामारी पर तुरंत प्रतिक्रिया दी। वे पहले भी इस स्थिति से गुज़र चुके हैं। संपर्क ट्रेसिंग और कठोर परीक्षण तुरंत शुरू हो गए। शुरू में ही, उन्होंने मास्क पहनना अनिवार्य कर दिया। उसी तरह, सुनिश्चित करें कि आपकी कंपनी के पास मौजूदा संकट के लिए एक नीति है, जिसे आप ज़रूरत के हिसाब से बदल सकते हैं।

7. कर्मचारियों को प्राथमिकता दें

कर्मचारी जोखिम के बारे में चिंतित हो सकते हैं, या वे बीमार पड़ सकते हैं। वे सुरक्षा चिंताओं या बीमार परिवार के सदस्यों की देखभाल के कारण काम पर नहीं आ सकते हैं। या, उनके पास परिवहन की सुविधा नहीं हो सकती है। महामारी के दौरान अपने कर्मचारियों का समर्थन करना ज़रूरी है। आपको अनुपस्थिति के लिए भी योजना बनाने की ज़रूरत है, खासकर उन लोगों के लिए जो महत्वपूर्ण भूमिकाओं में हैं।

8. दूरस्थ कार्य नीतियों की समीक्षा और संशोधन करें

रिमोट वर्किंग नीतियों में सुधार करने के लिए यह उपयुक्त समय है। आपको नए प्रदर्शन मूल्यांकन विधियों का उपयोग करना पड़ सकता है। उदाहरण के लिए, आपको किसी कार्य को करने में बिताए गए समय के बजाय आउटपुट के आधार पर कर्मचारियों का मूल्यांकन करना पड़ सकता है। जिस समय वे काम करते हैं या कोई कार्य पूरा करते हैं, वह दिन का समय अप्रासंगिक हो सकता है। आपके मानव संसाधन विभाग को टीमों के साथ जाँच करने में प्रबंधकों का समर्थन करने की आवश्यकता होगी। उन्हें यह भी सुनिश्चित करने की आवश्यकता है कि कर्मचारी दूरस्थ कार्य करते समय सर्वोत्तम प्रथाओं का पालन करें।

9. कर्मचारियों के साथ संवाद महत्वपूर्ण है

यह आवश्यक है कि मानव संसाधन विभाग अपनी संचार प्रतिक्रिया को बढ़ाए। कर्मचारियों को काम के घंटों में होने वाले बदलावों और कंपनी की नीति संशोधनों के बारे में पता होना चाहिए। इसे कारगर बनाने के लिए, मानव संसाधन विभाग को सीईओ के साथ मिलकर काम करना होगा। उन्हें यह तय करना होगा कि कंपनी का संचार कैसा होगा। उन्हें रोजगार कानून और सर्वोत्तम अभ्यास के संदर्भ के साथ संरेखित होना चाहिए। प्रस्तावित परिवर्तनों के प्रभाव से रोजगार का नुकसान हो सकता है, इसलिए फर्मों को संवेदनशील होने की आवश्यकता है।

10. कर्मचारियों के लिए अतिरिक्त प्रयास करें

प्राथमिकता वाले कर्मचारियों की चिंताओं पर ध्यान दें। उदाहरण के लिए, बंद स्कूल और डेकेयर सेंटर का मतलब है कि आपके कर्मचारियों को चाइल्डकैअर की आवश्यकता हो सकती है। यदि आप इन चिंताओं को कम कर सकते हैं, तो इससे मनोबल और जुड़ाव का स्तर बढ़ेगा। इससे टीम भावना में सुधार होता है, जिससे बेहतर व्यावसायिक परिणाम मिलते हैं।

11. आपकी कंपनी का आंतरिक और ग्राहक संचार पारदर्शी होना चाहिए

सभी हितधारकों को स्टाफिंग की स्थिति से अवगत रखना आवश्यक है। आपको उन्हें व्यवसाय निरंतरता उपायों और आकस्मिक योजना के बारे में भी सूचित करना होगा।

12. प्रौद्योगिकी का पूरा उपयोग करें

हमारी कंपनियों के सामने आने वाली चुनौतियों को कम करने के लिए हमारे पास अनगिनत उपकरण उपलब्ध हैं। ये उपकरण पिछले 20 वर्षों में प्रौद्योगिकी के विकास के कारण आए हैं। मौजूदा संकट टेलीकॉन्फ्रेंसिंग और स्मार्ट वर्किंग समाधानों के उपयोग का विस्तार करेगा। वीडियो कॉल कई आमने-सामने की बैठकों की जगह ले लेंगे, जिससे कम यात्रा के कारण पर्यावरण पर पड़ने वाले प्रभाव कम होंगे।

13. अपना डेटा क्लाउड पर स्टोर करें

वेब ब्राउज़र के ज़रिए आपके सभी डेटा को एक्सेस करने से घर से काम करना आसान हो जाता है। सभी डेटा को क्लाउड पर ले जाकर, आप एक ऐसा ऑफ़िस बना सकते हैं जो पूरी तरह से रिमोट हो सकता है।

14. दस्तावेजों के इलेक्ट्रॉनिक साझाकरण के लिए एक मंच स्थापित करना

क्लाइंट पोर्टल लागू करने का मतलब है कि आपको क्लाइंट को दस्तावेज़ मेल करने की ज़रूरत नहीं है। इसका मतलब यह भी है कि आप क्लाइंट को उनकी फ़ाइलों तक 24/7 पहुँच देकर ग्राहक सेवा में सुधार कर सकते हैं। इससे दफ़्तर में बिताया जाने वाला समय कम हो जाता है क्योंकि कर्मचारी अब घर से ही दस्तावेज़ों तक पहुँच सकते हैं।

15. ग्राहक-उन्मुख योजना बनाएं

सक्रिय रहें और एक टिकाऊ ग्राहक-उन्मुख योजना बनाएं। कुशल, वितरित टीमों को एक साथ लाएं जो कभी भी, कहीं भी लॉग इन कर सकें। ऐसी इकाइयों को ग्राहक प्रतिबद्धताओं को पूरा करने में सक्षम होना चाहिए।

16. ग्राहक के लिए अतिरिक्त प्रयास करें

ग्राहकों के साथ अपने व्यवहार और लहजे पर ध्यान दें। उनके साथ आपका व्यवहार आपके और उनके बीच के रिश्ते की प्रकृति को दर्शाना चाहिए। आपके सबसे वफ़ादार और सबसे बड़े ग्राहक व्यक्तिगत, आमने-सामने की बातचीत के हकदार होंगे। बड़े पैमाने पर सर्वेक्षण या उच्च नेट-वर्थ वाले ग्राहकों को ईमेल भेजने के लिए बाध्य न हों।

17. अपने ब्रांड मूल्य पर पुनर्विचार करें

यह आपके ब्रांड के परिभाषित मूल्य की पुनः जांच करने का अच्छा समय है। ऐसे प्रश्न पूछें जैसे कि क्या हमारे पास एक ब्रांड के रूप में हम कौन हैं और हम भविष्य में क्या बनना चाहते हैं, इसकी स्पष्ट तस्वीर है? क्या यह हमारे हितधारकों के लिए प्रासंगिक है? क्या हमारे ग्राहक हमारे उत्पाद की गुणवत्ता के बारे में चिंतित हैं?

18. कंपनी का अस्तित्व सुनिश्चित करें

आपको कष्टदायक विकल्प चुनने होंगे। उदाहरण के लिए, यदि शून्य छंटनी नीति संभव नहीं है, और आपकी बर्न रेट अधिक है, तो आपको नौकरियों में कटौती करनी पड़ सकती है। आपकी प्राथमिक जिम्मेदारी कंपनी और कुछ नौकरियों को बचाना है। यह पूरे संगठन और सभी नौकरियों को खोने से बेहतर है।

19. सरकारी सहायता नीतियों का उपयोग करें

कंपनियों को सहायता के लिए सरकार द्वारा प्रायोजित अवसरों की जांच करनी चाहिए। इस तरह की सहायता क्षेत्र और अधिकार क्षेत्र के आधार पर अलग-अलग हो सकती है। तय करें कि वे आपकी स्थिति की व्यक्तिगत परिस्थितियों के लिए सबसे अच्छी सेवा कैसे दे सकते हैं।

20. कार्रवाई करें और सीखें

अगर नेता अंतर्दृष्टि पर काम नहीं करते हैं तो ये सभी अभ्यास बेकार हैं। उन्हें सिफारिशों का पालन करने की भी आवश्यकता है। किसी भी रणनीतिक कदम की तरह, समय का ध्यान रखना बहुत ज़रूरी है। संगठनों को सामरिक कार्रवाई और आंदोलनों के बजाय रणनीतिक को प्राथमिकता देने की आवश्यकता है। कोरोनावायरस प्रकोप ने कई व्यावसायिक मॉडलों में स्पष्ट खामियों को उजागर किया है। अब उन खामियों पर काम करने का समय है। अस्थिर आर्थिक परिस्थितियों में भी अपने व्यवसाय को संचालित करने के लिए डिज़ाइन करें।