通信障壁と遅延の隠れたコストを明らかにする
以下のホワイト ペーパーでは、Siemens Communications がスポンサーとなり、SIS International Research が作成した調査結果の概要を示します。このホワイト ペーパーでは、8 か国、8 つの異なる業種、最大 400 人の従業員を抱える中小企業が日常業務で経験する通信障壁と遅延の隠れたコストについて説明し、数値化しています。
このホワイト ペーパーでは、Siemens Enterprise Communications SMB 統合コミュニケーション ソリューションの本質的な必要性について説明します。
エグゼクティブサマリー
従業員 100 名の中小企業は、コミュニケーションの障壁と遅延により、年間 $524,569 という膨大な金額を漏らしている可能性があります。日常のビジネス プロセスとコラボレーションを取り巻くコミュニケーションの障壁と遅延は、「コミュニケーション ペイン」と呼ばれます。これらの日常のコミュニケーション ペインに対処しないと、運用コストの増加、顧客の不満、競争上の優位性の低下につながります。シーメンスは、世界中の中小企業 (SMB) の実際のコストを明らかにするために、SIS International Research に調査を委託しました。
調査の主な結果は次のとおりです。
中小企業と大手企業は同様のコミュニケーション上の悩みを抱えている
通信障壁と遅延が蔓延している
コミュニケーションの苦労は中小企業にとって大きな負担となる
コミュニケーションの非効率性に対処することは中小企業にとって最優先事項である
ビジネス環境の変化が中小企業のモビリティを推進
SMBのモビリティにより、通信ソリューションの改善の必要性が高まっている
断片化され多様な技術がコミュニケーションの効率を制限している
統合コミュニケーションは中小企業に定着しつつある
背景
Siemens Enterprise Communications は、ユニファイド コミュニケーションのグローバル リーダーです。同社は、Forrester、SQM Research、BaseX Research、Aberdeen Research、Insignia Research などによる、コミュニケーション障壁に関する複数の調査を委託しています。
ユニファイド コミュニケーション (UC) とモビリティは、中小企業のコミュニケーションにおける新たなソリューション領域です。UC の約束は、インターネット プロトコルを介して通信テクノロジをシームレス、簡単、かつコスト効率よくすることです。モビリティの約束は、コミュニケーションの性質を高速化します。多くの大企業が、ビジネス プロセスの改善、コストの削減、顧客満足度の向上を目的として、これらのテクノロジを評価して採用しています。
これまでの調査とは異なり、この調査は、従業員数 400 人以下の中小企業 (SMB) が特に経験するコミュニケーション上の困難を調査し、定量化することを目的として設計されました。これにより、SMB が経験する問題点、遅延、コストを理解することができました。さらに、大企業と同様に、SMB も通信遅延の解決策とモバイル従業員のコミュニケーション改善を求めていることが分かりました。
目的
この研究は、以下の 4 つの主な目的を達成するように設計されています。
1. 中小企業と大企業におけるコミュニケーションの問題点を比較する。
2. プロセスの調整とコラボレーションを取り巻くコミュニケーションの障壁と遅延を調査する。
3. 中小企業による非伝統的なテクノロジーの現在の使用状況と関心を調査する。
4. 統合コミュニケーションが、コミュニケーションの改善を通じて中小企業のプロセスとコストの改善にどのように役立つかを理解します。
方法論
2008 年 9 月から 11 月にかけて、513 名の回答者を対象に電話調査を実施しました。連絡先は、従業員規模、業種、国という 3 つの主要セグメントにわたってバランスが取れるように管理されました。
注: このホワイト ペーパーの図、表、および図表で使用されている数値は四捨五入されており、必ずしも合計が 100% になるとは限りません。
回答者のプロフィール
回答企業は、世界の主要な経済圏 3 か国 (米国、西ヨーロッパ、BRIC 諸国 3 か国) の 8 か国のいずれかに所在しています。具体的には、調査対象国は、ブラジル、フランス、ドイツ、インド、イタリア、ロシア、米国 (US)、英国 (UK) です。
調査への参加が決定した企業は、以下の 8 つの業界分野のいずれかに分類されます。 通信、金融、ヘルスケア、保険、製造、専門ビジネスサービス、不動産、卸売業または小売業。
この調査では、コミュニケーションとは、コンピュータ技術、ハードウェアおよびソフトウェア開発を含むコミュニケーション関連の専門職の集合を指します。同様に、プロフェッショナル ビジネス サービスとは、会計、コンサルティング、法律ビジネス サービスを含む専門職の集合を指します。最後に、ヘルスケア分野の回答者は、非政府ヘルスケア関連企業の従業員であることを確認するよう配慮しました。
回答者はすべて、従業員数 400 人以下の中小企業のナレッジ ワーカーでした。このドキュメントでは、「ナレッジ ワーカー」と「従業員」という用語を使用しています。このドキュメントでは、ナレッジ ワーカーとは、主に情報/知識を活用して業務を遂行する従業員と定義しています。ナレッジ ワーカーには、通信技術を定期的に活用し、管理、情報技術、カスタマー サービス、営業、マーケティングなどの役職に就いているリソースが含まれます。「従業員」とは、役割や通信技術の使用状況に関係なく、組織のすべての従業員を指します。
報酬率
給与情報は、調査対象となった 8 か国それぞれの 8 つの業種の知識労働者について www.salary.com から収集されました。この情報源から報告されたデータには福利厚生の費用が含まれていないため、これらの費用を計上するために標準 30% が追加されました。このレポートでは、報酬率は 2008 年 12 月 1 日の為替レートに基づいて米ドルで表示されています。
主な調査結果
この調査は、2007 年に Insignia Research が Siemens Enterprise Communications の依頼で実施したコミュニケーションの問題点に関する調査と結果を基に作成されました。SIS International Research による Insignia データの分析では、中小企業 (SMB) と大企業 (LE) における 10 の問題点の相対的な重要性が検討されました。以下の表に示すように、問題点の相対的な順位付けには、知識労働者 1 人あたりの年間コスト (米ドル) が使用されました。
プロセスの調整とコラボレーションを取り巻くさまざまなコミュニケーション障壁と遅延は、コミュニケーション ペインと呼ぶことができます。チーム メンバー間のコミュニケーションの調整、複数のコミュニケーション手段の調整、作業の流れを中断させる予定外のコミュニケーションや優先度の低いコミュニケーションの処理は、すべて中小企業が経験するコミュニケーション ペインです。これらのさまざまなタイプのコミュニケーション障壁は、個別にも集合的にも、ペイン ポイントと呼ばれます。
中小企業と大手企業は同様のコミュニケーションの悩みを抱えている
中小企業と大手企業の間では、生産性コストの絶対的な金額と個々の問題点の相対的な順位に違いはあるものの、上位 5 つの問題点は同じです。情報の待ち時間、不要なコミュニケーション、非効率的な調整、コラボレーションの障壁、顧客からの苦情は、両グループにとって最もコストのかかる 5 つの問題点でした。さらに、これら 5 つの問題点の現状の累積年間コストは、知識労働者 1 人あたり年間 $35,196 の中小企業と $36,443 の大手企業の間で大きな差はありませんでした。これは、これらの問題点への対応に費やされた時間と、平均時給 $37 に基づいています。
コミュニケーションの障壁と遅延が蔓延
2008 年の調査では、中小企業の回答者に、コミュニケーション上の 5 大問題点のそれぞれについて、自分と同僚の経験について話すよう依頼しました。平均すると、回答者の 70% がこれらの問題点を経験したことがあると答えています。また、回答者は、これらの問題点に対処するために、平均して 1 週間あたり合計 17.5 時間を費やしていると述べています。
非効率的な調整
回答者の 68% は、チーム メンバー間のコミュニケーションの調整が困難であり、時間が重要となる顧客の要求にチームが迅速に対応できないと回答しています。さらに、チーム メンバー間のコミュニケーションの調整に週平均 3.7 時間を費やしており、目標と期限に向けてチームが効率的に作業を進める妨げとなっています。
情報を待っています
回答者全体の 68% は、複数の方法で何度も情報を入手しようとして他の人からの情報を待っている間に作業が遅れるという経験をしています。平均遅延時間は、ナレッジ ワーカー 1 人あたり週 3.5 時間です。これは、特定のタスクを進めるまでに費やす時間としては相当な時間であり、重要なビジネス プロセスに悪影響を及ぼす可能性があります。
迷惑な通信
優先度の低い通話やボイスメールなどの不要な通信は、調査対象グループが最も頻繁に経験する問題点です。回答者の 77% が、不要な通信への対応に 1 週間に 2 時間以上を費やしていると回答しています。これらの中断は気が散ってワークフローを中断させ、生産性の低下や期限の遅れにつながります。
顧客のクレーム
回答者全体の 74% は、顧客からの否定的なコメントや苦情への対応に、特に顧客がタイムリーに連絡できなかったことが原因で、平均して週 3.3 時間を費やしていると回答しています。生産性の損失自体は大きいですが、顧客の不満の本当のコストは間違いなくそれよりはるかに大きいです。
コラボレーションの障壁
回答者の 61% は、同僚とのコラボレーション セッションを確立するのが難しいと感じています。さらに、アクセスしにくい問題や、同僚との完全なコラボレーションが欠如しているその他のコミュニケーション ツールの問題に対処するために、平均して週 3.3 時間を費やしています。
こうしたコミュニケーションの非効率性により、1 週間の労働時間の 40% が失われていること、また、回答者の大半が顧客対応や意思決定の役割を担っていることを考慮すると、重要なビジネス プロセス、新しい収益、顧客満足度への悪影響が明白になります。
コミュニケーションの悩みは中小企業にとって大きな負担
コミュニケーション障壁に起因する生産性損失による現状の累積コストは、知識労働者 1 人あたり年間 $26,041 と推定されました。これは、調査対象の各国および業種における知識労働者の報酬率と、各問題点への対応に費やされた時間を因数分解して算出されました。
回答者はさらに、自社の全従業員の平均 20% が同様にこれらの問題点を経験していると推定していることを考慮すると、これらの問題への対処に費やされた時間の 100% が非生産的であると仮定すると、中小企業の現状維持コストは従業員 1 人あたり年間 $5,246 になります。したがって、たとえば従業員 100 人の中小企業は、コミュニケーションの非効率性の結果として、年間 $524,569 という驚くべき金額を漏らしている可能性があります。
コミュニケーションの非効率性に対処することは中小企業にとって最優先事項です
調査回答者には、各問題点に対処するためのコミュニケーション ソリューションの改善を自社でどの程度優先するかを尋ねました。回答者は 1 から 5 のスケールで考えるよう求められました。1 は「まったく優先度が高くない」、5 は「優先度が非常に高い」を表します。
全体として、回答者の 41% は、これらすべての問題点に対処するために費やす時間を削減するシステムを持つことが、自社のビジネスにとって非常にまたは極めて優先度が高いと述べています。図 3 は、これらの問題点に対処するために 1 週間に費やされる時間と現状維持によるコストが比較的低い国でも、ソリューションの優先度が高いことを示しています。
たとえば、ロシアとブラジルの中小企業は、これらの問題点の解決に費やす時間が最も少なく、現状維持コストも最も低いと報告されています。ただし、これらの問題点の解決の優先度は、世界平均と同等かそれ以上であると報告されています。
コミュニケーションの問題に対処するために 1 週間に費やす時間は、金融業では約 14 時間、医療業や製造業では約 20 時間など、業種によって異なります。この差は、特定の業種がトランザクションの多いビジネスを特徴としていることに一部起因しています。ビジネスのトランザクションの性質により、コミュニケーション ニーズの頻度と深刻度が高まります。
たとえば、低額取引の大量発生が特徴の卸売/小売業では、問題点の頻度と深刻度が平均を上回っています。一方、金融および専門ビジネス サービスは、高額取引の少量発生が特徴であるため、問題点の頻度と深刻度が平均を下回っています。
問題点の解決に費やされる時間と現状維持のコストは業種によって異なりますが、こうしたコミュニケーションの非効率性を解決する優先度は、いくつかの例外を除いて非常に高く、世界平均の 41% にほぼ一致しています。
SMB の従業員数が増えると、コミュニケーションの非効率性の解決に高い優先順位が付けられる可能性が高くなります。従業員数が 20 人になると、明らかな変曲点が見られます。従業員数が 20 人を超える SMB が割り当てる優先順位は、従業員数が少ない企業よりも 43% 以上高くなります。
この相関関係は、通信ソリューションの有用性がネットワークのユーザー数に応じて飛躍的に増加するため、当然のことです。因果関係として、従業員数が 20 人を超える企業の知識労働者が 1 週間に費やす時間は、従業員数が 20 人未満の企業よりも 50% 以上長くなります。
進化するビジネス環境がモビリティを推進
情報化時代のビジネス環境は進化し続けています。この進化に伴い、企業は次のような変化を遂げています。
より広範囲の地域にわたる顧客にサービスを提供します。
より多くの情報、より良いサービス、改善されたコラボレーションを提供する必要があります。
応答時間を短縮し、商品、サービス、情報をより早く提供する必要があります。
中小企業も、こうしたビジネスの現実から逃れることはできません。そのため、中小企業の従業員は、職場のデスクにいるとき、オフィスで働いているとき、会議中、外出中、自宅で働いているときなど、どこからでも連絡が取れることが求められます。
中小企業のモビリティ向上により通信ソリューションの改善が求められている
SMB 従業員はモバイル性が高く、回答者の 50% 以上がモバイル ワーカーであると自認しています。さらに、これらの回答者の 48% が複数の種類のモバイル ワークを行っています。
全体的に、モバイル SMB の回答者のうち 76% は、顧客に会ったり、ビジネスを開拓したり、ベンダーと話したりするために頻繁に外出しています。これらのモバイル ワーカーはロード ウォリアーです。64% はオフィスを歩き回り、デスクにはほとんどいません。会議や同僚との会話のためにオフィス内を常に歩き回っています。最後に、27% は時々または 100% の時間を自宅で働いています。
国別に集計された調査結果を検討すると、2 つの重要なクラスターが浮かび上がります。国の経済とインフラ開発の基盤状況が、流動的な労働力の実現の必要性と能力に大きく影響しているようです。したがって、西ヨーロッパと米国の先進国は、ブラジルとロシアの新興国に比べて、より高いレベルの流動性を示しています。
インドは伝統的に新興経済国に分類されますが、情報経済の発展に重点を置いたことで、モバイルワーカーの活用が加速しています。このように、インドは先進国に近い行動をしています。
回答者は、全体として、自社従業員の 20% が出張の多い従業員、19% がオフィスを歩き回る従業員、15% が自宅で仕事をする機会があると推定しています。通常、この関係は各国でも当てはまり、出張の多い従業員とオフィスを歩き回る従業員は在宅勤務者よりも多くなっています。
回答者には、3 種類のモバイル ワーカーそれぞれに対して、自社が通信ソリューションを改善する優先度について質問し、1 から 5 のスケールで評価してもらい、1 は「まったく優先度がない」、5 は「優先度が非常に高い」と評価してもらいました。
いくつかの例外を除き、企業全体で特定の種類のモバイル ワーカーの割合が低い国でも、中小企業はモバイル ワーカーのコミュニケーションの改善に高い優先順位、または非常に高い優先順位を置いています。
断片化され多様な技術が通信効率を制限する
中小企業は、生産性の向上とイノベーションのために通信技術を利用することが増えています。さらに、モバイル ワークを可能にするソリューションを活用しようとしています。中小企業に、現在ビジネスで利用している通信技術の種類について尋ねたところ、次のようなことがわかりました。
調査対象の中小企業の 60% が現在、大量の電話、電子メール、ファックス、インスタント メッセージの受信、ルーティング、キューイング、応答を行うためにコンタクト センター システムを使用しています。
調査対象の中小企業の 79% が従来の PBX を使用しています。
調査対象の中小企業の 41% が現在 VoIP を使用しています。
調査対象となった中小企業の47%が、自社が営業、マーケティング、採用などのビジネス活動にソーシャルネットワーキングを活用していると回答しました。
回答者の 49% が仕事にワイヤレスインターネットアクセスが必要だと回答しています。
さらに、中小企業はさまざまな業務を遂行するためにインターネットを利用しています。私たちが質問した業務のうち、最も普及しているのはインスタント メッセージング、ビデオ会議、およびファックス サービスです。インスタント メッセージングは明らかにトップで、回答者の 73% がインターネットを IM に使用し、56% がインターネットをビデオ会議とファックス サービスに使用しています。
SMB が導入しているテクノロジーをすべて考慮すると、コミュニケーションとコラボレーションは非常に効率的であると考えられます。しかし、この調査で示されているように、依然として大きな非効率性が残っています。
これらのテクノロジによって、これらの組織のコミュニケーション能力が向上したことは事実です。しかし、多様で断片化されたコミュニケーション テクノロジの普及により、ユーザーは複数のデバイス、ツール、アプリケーションに対処する必要が生じています。そのため、これらの断片化されたコミュニケーション ソリューションは、コミュニケーションとコラボレーションの効率を向上させるどころか、効果的なコミュニケーションとコラボレーションの障害となっています。統合コミュニケーション ソリューションの必要性は明らかです。
統合コミュニケーションが中小企業に定着しつつある
回答者には、「ユニファイド コミュニケーション」という用語にどの程度精通しているかを尋ねられました。回答者全体の 83% が、ユニファイド コミュニケーションについて少なくとも聞いたことがあると回答しました。
一般的に、ユニファイド コミュニケーションの認知度は、企業規模が大きくなるにつれて高まります。従業員 20 人未満の企業の回答者の 78% が、少なくともユニファイド コミュニケーションについて聞いたことがあると回答しましたが、従業員 300 ~ 400 人の企業の従業員の平均は 85% でした。
先進国の回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する認知度が高いと回答しました。ブラジルとロシアの調査回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する認知度が最も低く、それぞれの国で回答者の 37% が「ユニファイド コミュニケーション」という用語に馴染みがない、または知らないと回答しました。
コミュニケーション部門の従業員は、最も高い認知度を報告しており、56% は、この用語にかなりまたは非常に精通していると述べています。対照的に、金融部門の回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する不慣れさの平均レベルが最も高かったです。予想通り、テクノロジー関連の職務に就いている回答者は、ユニファイド コミュニケーションに対する精通度が高かったと報告しています。
回答者の 62% が、少なくとも 1 つの統合コミュニケーション プロバイダーの名前を挙げることができました。その中で最も頻繁に挙げられたのは、Cisco、Microsoft、Siemens でした。先進国では、グローバル プロバイダーが最も頻繁に挙げられています。しかし、インド、ロシア、ブラジルなどの新興国では、地域的なプロバイダーが最も頻繁に挙げられています。
回答者には、所属する会社が現在ユニファイド コミュニケーション製品を使用しているかどうかも尋ねられました。調査回答者全体の 41% が、所属する会社が現在ユニファイド コミュニケーション製品を使用していると回答しました。現在の UC ユーザーの間で最も高いシェアを占めているのは、Microsoft、Siemens、IBM であると報告されました。
従業員数と現在の UC 利用率には明らかな相関関係があります。さらに、従業員数が 20 人以上の中小企業と、従業員数が 300 人以上の中小企業では、ユニファイド コミュニケーション製品の使用が大幅に増加しています。したがって、従業員数が 20 人未満の中小企業で現在 UC を使用しているのは 20% のみであるのに対し、従業員数が 300 人を超える中小企業では 53% が使用しています。
現在、国によって UC 製品の使用状況は大きく異なります。インド、ロシア、ブラジルなどの新興経済国と、より成熟した米国および欧州経済国の間には明確な隔たりがあります。平均 53% で、先進経済国におけるユニファイド コミュニケーションの使用量は、新興経済国の 2 倍以上です。
統合コミュニケーション製品の使用状況を業種別に調査すると、通信業界が 55% の中小企業で現在最も使用率が高い業界であることがわかります。金融業界の中小企業は 27% で、最も使用率が低いことがわかりました。
SMB はユニファイド コミュニケーション製品の有用性を認識しており、その技術と現在のプロバイダーについてかなり精通しています。UC 製品の使用は SMB の間で広がりつつありますが、現在 SMB の約 60% が UC ソリューションを採用していません。これは UC 普及の大きな成長機会を表しています。
結論
コミュニケーションの障壁と遅延は中小企業に広く見られます。平均して、回答者の 70% が 5 つの問題点を経験したことがあると述べています。また、回答者は、これらの問題に対処するために、平均して 1 週間あたり合計 17.5 時間を費やしていると述べています。
コミュニケーションの問題は中小企業にとって大きな損失です。コミュニケーションの障壁によって生じる生産性の低下による現状の累積コストは、知識労働者 1 人あたり年間 $26,041 と推定されています。
さらに、回答者は、自社の全従業員の平均 20% が同様にこれらの問題点を経験していると推定しています。これを考慮すると、これらの問題への対応に費やされた時間の 100% が非生産的であると仮定すると、中小企業の現状維持コストは従業員 1 人あたり年間 $5,246 になります。したがって、たとえば従業員 100 人の中小企業は、コミュニケーションの非効率性の結果として、年間 $524,569 という驚くべき金額を漏らしている可能性があります。
コミュニケーションの非効率性に対処することは、中小企業にとって最優先事項です。全体として、回答者の 41% が、これらすべての問題点に対処するために費やす時間を削減するシステムを持つことは、ビジネスにとって非常にまたは極めて優先度が高いと述べています。これらの問題点に対処するために毎週費やされる時間と、現状維持によるコストが比較的低い国や業種でも、ソリューションの優先度は高くなっています。
SMB の従業員数が増えると、通信の非効率性の解決に高い優先順位が付けられる可能性が高くなります。これは、ネットワーク内のユーザー数に応じて通信ソリューションの有用性が飛躍的に増加するため、当然のことです。
ビジネスの性質の変化により、モビリティの必要性が高まっています。ビジネス環境が複雑化するにつれて、企業は競争力を維持するために行動を起こす必要があります。このような行動には、より広い地理的範囲にわたる顧客へのサービス提供、より多くの情報、より良いサービス、改善されたコラボレーションの提供、応答時間の短縮による商品、サービス、および情報のより迅速な提供などが含まれます。
中小企業も、こうしたビジネスの現実から逃れることはできません。そのため、中小企業の従業員は、職場のデスクにいるとき、オフィスで働いているとき、会議中、外出中、自宅で働いているときなど、どこからでも連絡が取れることが求められます。
SMB の従業員はモバイル性が高く、回答者の 50% 以上がモバイル ワーカーであると自認しています。さらに、回答者の 48% が複数の種類のモバイル ワークを行っています。このような高いレベルのモビリティにより、通信ソリューションの改善の必要性が高まっています。例外はほとんどありませんが、全社的に特定の種類のモバイル ワーカーの割合が低い国でも、SMB はモバイル ワーカーの通信の改善を高い、または非常に高い優先度に置いています。
SMB では、生産性の向上と革新のために通信テクノロジーを利用するケースが増えています。さまざまなテクノロジーの導入により、組織の通信機能が向上しました。しかし、多様で断片化された通信テクノロジーの普及により、ユーザーは複数のデバイス、ツール、アプリケーションに対処する必要が生じ、通信の大幅な非効率性が続いています。統合通信ソリューションの必要性は明らかです。
ユニファイド コミュニケーションは、中小企業セグメントに定着しつつあります。中小企業はユニファイド コミュニケーション製品の有用性を認識しており、そのテクノロジーと現在のプロバイダーについてかなり精通しています。
UC 製品の使用は中小企業の間で広がりつつありますが、中小企業の約 60% は現在 UC ソリューションを採用していません。これは、UC 普及の大きな成長機会を示しています。
SISインターナショナル・リサーチについて
SIS International Research は、市場調査と市場情報に特化した世界的な調査会社です。1982 年に設立され、SIS はヨーロッパ、北米、ラテンアメリカ、アジア、中東の 120 か国以上をグローバルにカバーしています。
当社のコアコンピタンスは、世界的なトレンド、市場セグメンテーション、新興市場の機会に関する戦略的分析にあります。当社がカバーするセクターには、B2B、消費者、医薬品、テクノロジー、輸送、サービスおよび教育セクターが含まれます。
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シーメンスエンタープライズコミュニケーションズの詳細については、www.siemens.com/openをご覧ください。
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